Allen WyAtt
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn cần tạo ít nhất là một bảng. Access sử dụng các bảng để xác định cấu trúc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng chứa tập hợp các thông tin có liên quan. Access dễ dàng xây dựng các bảng. Nó cũng cung cấp Table Wizard để trợ giúp việc tạo các loại bảng phổ biến. Sử dụng Table Wizard để tạo bảng đầu tiên trong cơ sở dữ liệu.
Chú ý: Phải chắc chắn bạn không nhầm bảng với một cơ sở dữ liệu. Trong phần mềm nào đó, một cơ sở dữ liệu đơn giản chỉ là danh sách các thông tin, như một bảng trong Access. Tuy nhiên, một cơ sở dữ liệu trong Access có nhiều hơn một bảng. Để biết thêmbạn hãy xem lại chương 1 |
Bắt đầu với Table Wizard
Trước khi bắt đầu với Table Wizard, phải chắc chắn nút Tables đã được chọn trong cửa sổ Database (màn hình hiện thị như hình 1). Sau đó, kích đúp chuột vào Create Table By Using Wizard. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy hộp thoại Table Wizard hiển thị như hình 2. Trong hộp thoại này, Access hỏi bạn để lựa chọn kiểu bảng mà bạn muốn tạo
Hình 1: Cửa sổ Database
Hình 2: Lựa chọn loại bảng để tạo
Trước khi lựa chọn một loại bảng, hãy dành một phút để nhìn vào hộp thoại Table Wizard. Hộp thoại này cũng giống các hộp thoại Wizard khác: phía trên cùng là một vài thông tin trợ giúp, ở giữa là nơi thực hiện các sự lựa chọn, phía dưới là các nút điều khiển. Bạn sử dụng những nút này để di chuyển từ bước này tới bước khác. Mục đích của các nút này được trình bày trong bảng 1.
Các nút | Ý nghĩa |
Cancel | Dừng Wizard, không có thao tác nào được thực hiện |
Back | Trở lại bước trước đó (nếu có) |
Next | Chuyển sang bước tiếp theo (nếu có) |
Finish | Kết thúc Wizard; hoàn thành các thao tác với thông tin sẵn có |
Bảng 1: Các nút điều khiển Wizard
Chú ý rằng tại cửa sổ hiện tại thì chỉ có một nút điều khiển là hiện hữu, các nút khác thì bị mờ đi. Access thực hiện nút điều khiển hiện hữu này tại thời điểm hiện hành. Do vậy, nút Back không sáng bởi vì không có bước trước; lúc này bạn đang ở bước đầu tiên. Nút Next và Finish cũng không sáng bởi bạn cần phải thực hiện một vài lựa chọn trước khi tiến trình Wirard có thể thực hiện.
Chọn một loại bảng
Tại bước đặc biệt của Table Wizard này, Access hỏi bạn để xác định loại bảng bạn muốn tạo. Chú ý rằng có 2 lựa chọn là Business và Presonal ở phần giữa của phía bên trái hộp thoại. Nút mà bạn lựa chọn sẽ ảnh hưởng tới các kiểu bảng liệt kê trong danh sách Sample Tables. Trong bài này, lựa chọn nút Business. có rất nhiều bảng mẫu khác nhau trong được liệt kê, bạn có thể xem tất cả bằng cách sử dụng thanh cuộn phía bên phải Sample Tables. Bảng 2 miêu tả các bảng mẫu khác nhau khi tích chọn nút Business mà Table Wizard sẽ tạo.
| Bảng mẫu | Ý nghĩa |
Mailing List | Tạo một danh sách địa chỉ thư đơn giản hoặc phức tạp |
Contacts | Bảng kiểm tra sự liên hệ việc bán hàng |
Customers | Bảng quản lý các khánh hàng doanh nghiệp. |
Employees | Lưu trữ thông tin về các nhân viên của công ty, có thể làm việc với các bảng mẫu Expenses và Time Bill |
Products | Triển khai việc kiểm kê cơ sở dữ liệu |
Orders | Theo dõi đơn đặt hàng các sản phẩm |
Order Details | Theo dõi chi tiết đơn đặt hàng (những mục hàng riêng lẻ), những công việc liên quan tới bảng mẫu Orders. |
Suppliers | Theo dõi các đại lý. |
Categories | Xây dựng một danh sách các loại mà bạn có thể sử dụng chung với các bảng khác. |
Payments | Các bản ghi thanh toán bởi khách hàng. |
Invoices | Lưu trữ thông tin về các hóa đơn được trả. |
Invoice Details | Theo dõi chi tiết các hóa đơn (những mục hàng riêng), những việc liên quan tới bảng mẫu Invoices. |
Projects | Theo dõi các dự án mà bạn hoặc các nhân viên đang thực hiện; những công việc liên quan tới file mẫu Time Billed |
Events | Đưa ra danh sách các sự kiện đặc biệt, kết hợp với bảng mẫu Reservations. |
Reservations | Quản lý những hạn chế cho các sự kiện đặc biệt; kết hợp với bảng mẫu Events. |
Time Billed | Theo dõi thời gian đã tiêu tốn của các dự án, kết hợp các bảng mẫu Projects, Employess, và Expenses. |
Expenses | Lưu trữ một sự việc về các chi phí liên quan tới các dự án, kết hợp với các bảng mẫu Projects và Employees |
Deliveries | Theo dõi việc phân phối các sản phẩm, có thể kết hợp với các bảng mẫu Customers, Orders, Employees. |
Fixed Assets | Mở rộng danh sách những bất động sản bởi công ty bạn. |
Service Records | Logs khi một dịch vụ được thực hiện trên asset; có thể làm việc với các bảng mẫu Fixed Assets và Employees. |
Transactions | Lưu trữ bản ghi của doanh nghiệp đã thực hiện các giao dịch; có thể làm việc với bảng mẫu Payments. |
Tasks | Kiểm tra danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành. |
Employees And Tasks | Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng Employees và Tasks |
Students | Lưu trữ thông tin về sinh viên (hoặc nhân viên) và lớp học của họ. |
Students And Classes | Thiết lập mối quan hệ giữa bảng Students và Classes. |
Bảng 2: Các bảng Business có thể được tạo bằng Table Wizard
Chú ý: Sample tables được sử dụng trong Table Wizard chỉ là các bảng mẫu. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi chúng một chút trong khi sử dụng Table Wizard. Sau đó thay đổi thiết kế của bảng đã được tạo. |
Khi bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu của những người riêng biệt, chỉ cần chọn loại Personal. Để lựa chọn các bảng mẫu của nhóm này, kích chuột vào nút chọn Personal. Access thay đổi danh sách của các bảng mẫu như hình 3.
Hình 3: Table Wizard sau khi hiển thị các mẫu cơ sở dữ liệu Personal.
Sử dụng thanh cuộn bạn sẽ thấy Table Wizard có thể được tạo từ nhiều bảng khác nhau. Một số danh sách trong bảng (bảng 3)
| Bảng ví dụ | Ý nghĩa |
Addresses | Tạo một danh sách địa chỉ thư cho mọi người |
Guests | Kiểm tra các khách được mời tới một sự kiện xã hội |
Categories | Xây dựng một danh sách mà bạn sử dụng cùng với các bảng khác. |
Household Inventory | Lưu giữ một bản ghi cho các mục đích bảo hiểm. |
Recipes | Quản lý các món ăn yêu thích, nước xốt và các công thức làm. |
Plants | Theo dõi quá trình trồng cây trong nhà kính hay ngoài vườn. |
Exercise Log | Lưu lại những bài tập bạn đã hoàn thành và chưa hoàn thành. |
Diet Log | Theo dõi chế độ ăn kiêng của bạn theo từng bữa. |
Wine List | Theo dõi các loại rượu vang yêu thích và loại nho làm rượu vang. |
Rolls of Film | Lưu giữ các cuộn phim bạn chụp ảnh, có thể sử dụng nó với một bảng mẫu Photographs. |
Photographs | Lưu trữ một bản các bức ảnh; bạn có thể sử dụng với bảng mẫu Rolls of Film. |
Authors | Liệt kê các tác giả bạn yêu thích, có thể sử dụng với bảng mẫu Book collection. |
Books | Kiểm tra các loại sách trong thư viện cá nhân, có thể sử dụng với bảng mẫu Authors. |
Groups | Liệt kê nhóm các ảnh chụp và bất kỳ thông tin nào bạn có về chúng. |
Service Records | Logs khi một dịch vụ được thực hiện về một tài sản; với sự thay đổi nào đó, bảng này có thể làm việc với bảng mẫu Household Inventory. |
Recording Artists | Liệt kê các nghệ sĩ bạn yêu thích, có thể sử dụng với bảng Recordings. |
Recordings | Ghi lại các bản nhạc; có thể sử dụng với bảng Artists. |
Video Collection | Tập hợp các băng đĩa và đĩa laser. |
Accounts | Quản lý các tài khoản đầu tư; được kết hợp với bảng Investments. |
Investments | Theo dõi sự đầu tư riêng lẻ; được kết hợp với bảng Accounts. |
Bảng 3: Các bảng mẫu mục Personal được tạo với Table Wizard
Rất nhanh để lựa chọn các bảng mẫu khác nhau. Khi sử dụng chuột để chọn tên các bảng mẫu đó, Access sẽ thay đổi thông tin ở danh sách Sample Fields.
Để tạo một bảng lưu giữ thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại của những người bạn, chọn Addresses trong danh sách Sample Tables (Điều thuận lợi khi chọn mục này là nó đã được đánh dấu sẵn, đó là sự lựa chọn đầu tiên trong danh sách). Lúc này, chỉ cần chọn các trường mà bạn muốn đưa vào trong bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.
Lựa chọn các thông tin
Trong một bảng, bạn sẽ chỉ định các trường, hay các phần thông tin để theo dõi. Ở cột giữa, nhãn Sample Fields, là nơi xác định các trường để đưa vào trong bảng. Ở chương 1, các trường được định nghĩa là loại thông tin lưu giữ các bản ghi trong bảng. Do vậy, tại mục chọn Addresses, bạn chỉ định các trường để lưu giữ thông tin cho mỗi người. Bảng 3 trình bày các trường từ sự chọn lựa của bạn.
| Các trường | Ý nghĩa |
AddressID | Một số ID cố định cho địa chỉ.
|
FirstName | Tên của bạn |
LastName | Họ của bạn |
SpouseName | Tên của vợ hoặc chồng. |
ChildrenNames | Tên các con. |
Address | Địa chỉ khu phố đang ở. |
City | Địa chỉ thành phố. |
StateOrProvince | Bang hoặc tỉnh |
PostalCode | Mã bưu điện |
Country | Tên nước |
EmailAddress | Địa chỉ hòm thư điện tử trên Internet, dịch vụ thông tin trực tuyến,… |
HomePhone | Số điện thoại nhà riêng. |
WorkPhone | Số điện thoại nơi làm việc. |
WorkExtension | Số máy nhánh tại phòng làm việc |
MobilePhone | Số điện thoại di động |
FaxNumber | Số Fax |
Birthdate | Ngày sinh |
SendCard | Một thông báo về việc có gửi thiệp sinh nhật tới người bạn này hay không. |
DateLastTalkedTo | Ngày gần đây nhất bạn liên hệ với mọi người |
DateUpdated | Ngày thay đổi bản ghi cơ sở dữ liệu gần đây nhất. |
Nickname | Nicknames (biệt danh) hoặc tên được ưu tiên. |
Notes | Những bình luận và chú thích. |
Hobbies | Những thói quen hoặc sở thích |
HealthIssues | Vấn đề sức khỏe |
Photograph | Một bức ảnh của bạn |
Bảng 4: Các trường sẵn có cho bảng mẫu Addresses
Table Wizard cung cấp 25 sample fields (các trường mẫu) cho bảng Addresses. Tuy nhiên, bạn không cần sử dụng tất cả các trường này. Thay vào đó, chỉ cần lấy các trường cần thiết. Và nhớ là, chỉ cần lưu giữ thông tin hợp lý.
Để chọn một trường, đánh dấu tên trường và kích chuột vào nút có biểu tượng (>). Lần lượt, các trường được chọn sẽ di chuyển sang cột thứ 3 (Fields In My New Table – Các trường trong bảng mới) trong hộp thoại. Bạn muốn bảng gồm ít nhất trường tên riêng, tên họ, địa chỉ, số điện thoại, thì đánh dấu vào các trường này trong danh sách Sample Fields. Sau mỗi trường được chọn, kích chuột vào nút >. Khi đã hoàn thành, hộp thoại như hình 4.
Hình 4: Sau khi định rõ các trường cho bảng
Nếu gặp lỗi nào đó thì không lo. Bạn có thể sử dụng các nút ở giữa cột thứ 2 và cột thứ 3 để đưa các trường không muốn trong bảng trở lại. Bảng 3 liệt kê các nút và mục đích của chúng.
| Nút | Mục đích |
> | Đưa một trường từ cột Sample Fields sang bảng |
>> | Đưa tất cả các trường từ cột Sample Fields sang bảng |
< | Di chuyển một trường từ bảng về Sample Fields |
<< | Di chuyển tất cả các trường từ bảng về Sample Fields |
Bảng 5: Các nút lựa chọn trường
Chú ý: Bạn có thể di chuyển các trường trong một bảng bằng cách loại bỏ và sau đó thêm chúng một lần nữa. Access thêm một trường đã được chọn vào bảng ngay ngay dưới trường đã được đánh dấu trong cột 3. |
Hãy gộp bất cứ trường nào mà bạn nghĩ là cần thiết cho bảng. Thực hiện những thay đổi cho đến khi hoàn thành việc xác định rõ các trường. Trước khi làm tiếp, phải chắc chắn bạn đã thêm trường AddressID vào trong bảng, trường này được gán là khóa chính. Trong hai phần tiếp theo bạn sẽ được biết sự quan trọng của việc thêm trường AddressID. Khi đã hoàn thành, kích chuột vào nút Next để chuyển sang bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5.
Hình 5: Hộp thoại tiếp theo trong Table Wizard
Đặt tên cho bảng
Bạn đã gần hoàn thành việc xác định bảng. Tuy nhiên, Access cần biết một chút phần dữ liệu trước khi được tiến hành. Phía trên của hộp thoại, Access sẽ hỏi bạn tên của bảng. Không được nhầm tên bảng này với tên bạn đã đặt cho cơ sở dữ liệu khi tạo lần đầu. Ở đây bạn đang đặt tên bảng và cơ sở dữ liệu được tạo có thể chứa nhiều bảng. Để minh họa ví dụ này, bạn chấp nhận mặc định tên (Addresses).
Trong hộp thoại này, bạn cũng chỉ rõ liệu bạn có muốn Access sử dụng một khóa chính cho bảng. Khóa chính là một trường mà Access sử dụng để sắp xếp bảng. Thông thường, một khóa chính là duy nhất, nghĩa là chỉ có một bản ghi với duy nhất một mã khóa chính, Access sẽ không cho phép bạn thêm một bản ghi nếu nó trùng với khóa chính ở bản ghi khác.
Ví dụ, nếu bạn có 3 người bạn có cùng họ Smith, bạn không thể sử dụng tên họ là khóa chính. Tương tự như vậy, nếu tất cả đều sống ở Seattle, bạn không thể sử dụng thành phố là một khóa chính. Tuy nhiên, họ có các số điện thoại riêng cố định nên có thể sử dụng trường điện thoại làm khóa chính.
Bạn có thể đặt khóa chính theo một trong hai cách. Access tự thiết lập một khóa cho bạn (đây là trường hợp mặc định), hoặc bạn chỉ định khóa. Thực hiện theo lựa chọn của bạn sau đó kích chuột nút Next.
| Tìm hiểu về khóa Một khóa chính được xác định để Access sắp xếp thông tin trong bảng. Mặc dù bạn không cần định nghĩa khóa chính, Access sẽ thực hiện chức năng này có hiệu quả hơn nếu bạn định nghĩa khóa chính đó. Sử dụng một khóa chính, Access có thể định vị và hiển thị bản ghi rất nhanh. Thực hiện sự cải tiến này sẽ rất quan trọng khi bạn thêm nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu. Access cho phép xác định cả khóa duy nhất lẫn khóa không phải duy nhất. Sử dụng khóa duy nhất tốt hơn vì nó cải thiện được thời gian tìm kiếm. Tuy nhiên, có thể có tình huống khóa duy nhất là không được. Ví dụ, bạn muốn dùng tên thành phố làm khóa. Một khi có nhiều thành phố cùng tên đó, bạn muốn chỉ rõ khóa đó không phải là duy nhất Ngoài ra, có thể sử dụng nhiều trường để xác định khóa. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng Table Wizard để làm việc đó. Thay vì vậy, bạn phải tạo bảng bằng tay. Bạn sẽ học cách để làm được điều này trong chương 4, “Tạo cơ sở dữ liệu khác” Khi chọn một trường làm khóa chính, bạn nên lựa chọn trường gần như là duy nhất thì tốt hơn, bất chấp việc bạn cho phép lặp lại hay không. Ví dụ, bạn không muốn sử dụng trường FirstName hoặc LastName làm khóa chính, đó là trường có nhiều sự lặp lại. Mặt khác, có thể sử dụng trường HomePhone vì có ít sự lặp lại hơn. |
Xác định một khóa
Nếu để Access tự động xác định khóa chính, bạn có thể bỏ qua mục này và tiến hành ở bước tiếp theo. Nếu tự thiết lập khóa, sẽ thấy hộp thoại xuất hiện như hình 6.
Hình 6: Thiết lập khóa cho bảng
Sử dụng hộp thoại này, có thể lựa chọn trường mà Access sử dụng như khóa. Access gợi ý một trường để sử dụng (đó là trường đầu tiên trong bảng), nhưng có thể lựa chọn một trường khác bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống phía bên phải trường. Minh họa cho ví dụ này, chắc chắn trường AddressID được chọn.
Chú ý: Nếu bạn quên gộp trường AddressID trong bảng, có thể sử dụng nút Back để trở lại hộp thoại xác định trường (Bạn cần kích chuột vào nút này 2 lần). Thêm trường đó và sử dụng nút Next để quay lại hộp thoại này. |
Tiếp theo, hộp thoại yêu cầu chỉ rõ bạn muốn Access sẽ xác định khóa như thế nào Có 3 lựa chọn:
Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new record s(Microsoft Access tự động gán các số theo thứ tự cho các bản ghi mới). Nếu bạn chọn mục này, bạn sẽ không cần điền số thứ tự vào khóa chính; Access sẽ làm việc đó cho bạn khi thêm bản ghi.
Numbers I enter when I add new records (Đánh số khi thêm một bản ghi mới). Nếu bạn chọn mục này, có thể nhập khóa chính bằng tay. Tuy nhiên, khóa thì vẫn phải là duy nhất, và nó phải chứa số duy nhất.
Numbers and/or letters I enter when I add new records (Nhập cả số và chữ khi thêm bản ghi mới). Lựa chọn này cũng giống lựa chọn trước, chỉ khác là bạn có thể nhập cả số và chữ.
Khóa chính bạn lựa chọn phụ thuộc vào cách bạn tiến hành sử dụng nó như thế nào. Nếu chỉ cần đếm, lựa chọn mục đầu tiên (khóa mà có giá trị tương ứng các số: 1, 2, 3,…). Tuy nhiên, nếu khóa chính có yêu cầu khác, hãy chọn một trong các tùy chọn khác. Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next.
Kết thúc bảng
Để kết thúc tạo bảng, chỉ cần trả lời hai câu hỏi. Cả hai câu hỏi đều liên quan đến những gì bạn muốn làm khi Table Wizard hoàn thành. Hộp thoại hình 7.
Hình 7: Kết thúc Table Wizard
Trong hộp thoại này, phải xác định rõ là sẽ làm gì tiếp theo. Chọn các mục sau:
- Modify the table design (Sửa đổi thiết kế bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn tiếp tục thiết kế bảng.
- Enter data directly into the table (Nhập dữ liệu vào bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin trong bảng.
- Enter data into the table using a form the Wizard creates for me (Nhập dữ liệu vào bảng sử dụng một biểu mẫu Wizard). Chọn mục này nếu bạn muốn Wizard tạo dữ liệu trong biểu mẫu cho bảng dữ liệu.
Trong chương 9 “Tạo biểu mẫu tùy ý”, bạn sẽ học cách làm việc với các biểu mẫu. Còn lúc này, chọn mục thứ hai (thường là mặc định). Nếu bạn thấy cần từng bước để nắm vững trong khi sử dụng Access, có thể tích vào nút “Display Help on working with the table” để hiển thị hộp thoại Help.
Ngay khi bạn kích chuột vào Finish (Nút Next lúc này không sáng vì không có bước tiếp theo), Table Wizard tạo bảng theo những yêu cầu của bạn. Bạn sẽ biết Wizard được hoàn thành khi thấy chế độ Datasheet view của bảng hiển thị lên màn hình.